導入インタビュー【飯田工業薬品株式会社】

導入事例

サンクスカードのデジタル化で、書きやすくなり枚数もアップ、集計の負担も軽減されました
飯田工業薬品株式会社
事業内容:製紙工業用資材、特に化学品、包装用フイルムの分野での専門商社
代表取締役社長:飯田 悦郎
URL:https://www.ichem.co.jp/
利用ツール
サンクスツール
規模
1〜50名
業種
専門商社(化学品)
目的
サンクスカード運用の効率化
飯田工業薬品株式会社は、昭和13年に創業された飯田商店をルーツとされる老舗企業です。

ラブラドール・ハート・カンパニー「ご主人様(お客様)の喜びが無条件に自分達の喜びである、ラブラドールのような優しい心を持ち、社会に対し自然体で貢献できる人間集団の企業」の基本精神のもと、静岡県内、特に富士市を中心に製紙業との深い係わり合いを持つ化学品の専門商社です。

さて、そんな永い歴史を積み重ねられた老舗企業が、シナジーHRを導入した理由や、導入前と導入後でどのような変化があったのか。導入を担当された「サンクスカード運営チームのリーダー田中さん」にお話しを伺いました!
POINT !
・書き手の利便性向上
・集計作業の手間を軽減
・運営チームで継続的なPDCAを実施
まずは、導入の背景から教えていただけますか。
弊社では紙ベースのサンクスカードを10年以上使用しています。アナログの良さ、手書きのこだわりもある中で、集計の手間などの不便さについては、かねてよりしばしば話しに上がっていました。
サンクスカードの集計作業についてお話ししますと、営業日につき1人1枚書く目標がありますので、カードは月に400枚から600枚になります。この枚数の実際の集計時間は、4人ぐらいで分担しておよそ20分、その後に、誰が一番多く書いたか、どの内容のものが良かったか、評価を行います。この作業が毎月発生していました。「とにかく手間」というのが集計側の声としてあります。また、書く側も、「漢字が分からないが、今調べる時間がないので後回しに」「出張中に書きづらい」などの声が上がっていました。
利用中のソフトウェアを活用するなど、デジタル化を試みたこともあります。今回のコロナのこともあり、「出勤できない日もある」また「仕事の生産性や業務の効率化」といったことを総合的に考え、デジタルに踏み切りました。
サンクスカードの運用方法やルールについて、もう少し教えていただけますか?
営業日1日につき1枚は書きましょうというのが、まず枚数の目標としてあります。また、「自分がもらって嬉しかったカード」これをはなまるカードと読んでいますが、これを1人2枚まで、別々の人で選ぶ。これをポイント化(書いた数・はなまるカードの数)して集計、1番の人を表彰しています。
本来のサンクスカードは「行いに対して感謝を伝えるもの」なので、行いをした側を表彰するケースも多いと思いますが、弊社では書いた側(褒めた側)を表彰しています。
このルールは長年変わらないやり方ですか?
3、4年前からですね。 それまでは、良かった内容のカードは、運営チームが合議で選んでいました。嬉しかったことは人によって違うので、他者が選ぶのではなく、本人が選ぶルールに変更しました。現在は先ほどお話ししたルールで「たくさん書く、また心に残るメッセージを書くことで、1位になる・表彰される」制度になっています。

定着のヒントは、運営チームの継続的なPDCA

サンクスカードの運営チームがあるのですね?
1年に一回担当が変わるのですが、社内には他にも環境整備チームや社会貢献チームなどがあります。中堅・若手が担当し、マネジメントの練習としてやる側面を持っています。このように会社の方針の1つとして、「運営のPDCAを回しましょう」という意図を持って、サンクスカードを運営していることが、定着につながっている要因の1つだと思います。

解決したい1番の課題は、書き手の利便性

デジタル化して解決したかった課題について、詳しく教えて頂けますか?
紙の弱点として、「誰に何を書いたか覚えていない、どこかにメモしておかないと分からなくなってしまう」ということがあります、弊社のルール・やり方ですが、名刺大のカードを相手のボックスに入れることになっています。引っ張り出してくれば分かるのですが、普通にやっていると「あの人に書いたっけ」「書いたつもりが書いていなかった」「2枚書いてしまった」ということがあり、こういったことを無くしたい、「書き手が書きやすく」というのが1番にありました。
その次に集計側の利便性ですね。東京支店でもやっているのですが、紙の場合、集計のため、東京から本社の静岡に送ってもらう必要があり、本社は末日が締めですが、東京は25日で締めて送ってもらっていました。5日間のタイムラグは翌月に回しましょう。というルールがあるものの、勘違いして翌月分にカウントされ目標が達成できなかったこともありました。
また、統計をとっているのですが、20枚未満だった人(1営業日1枚以上の目標に届かなかった人)に書けなかった理由を聞いています。目標を達成できなかったことを責める訳ではなく、今後の改善につなげるために聞いているのですが、この回答の中に「何枚書いているか分からない」というものがあり、この枚数の勘違いがクリアされれば、目標も達成できるのではということも考えていましたね。今年に入ってからは目標を達成できた月がほとんどありませんでした。
選定はどのように進められたのですか?
御社を含めて3つのサービスに絞りました。その中から、課題のクリアはもちろんですが、「料金・費用」「パソコン・スマホで利用できるか」「問い合わせへの対応」この辺りを加味し、トライアルを行うサービスを選定しました。
どのようにトライアル、導入を進めていったのでしょう。また、操作感については如何ですか?
まずは、運営チームで実際にサービスを操作して、「使ってみてやりづらいところはないか」を評価しました、評価は、先ほどの課題「枚数がわからない」「途中で書くのを諦めてしまう」「集計が手間」がクリアできるかを確認しました、課題のクリア、また操作も簡単という評価ができましたので、弊社用のマニュアル(使う部分に絞って)を用意し、社員全員でのテストに移行という流れですね。ITサービスに不慣れのメンバーからも「これなら大丈夫」という声が聞けたことも大きいですね。

書く枚数が増え、デジタル化の効果を実感

導入から2か月ほど経ちますが、課題について何か変わりましたか?
先月から正式スタートして、ほとんどの人が目標を達成し、総じて、枚数が伸びています。もちろん自分が何枚送ったか把握できるようになりましたし、今回のデジタルへの移行に対して、皆の反応もよく、手書きの良さといったところは残りますが、今回のデジタル化の効果がいい方向に出て運営チームとしても良かったと感じています。
また、自分のボックスのカードを見るタイミングが、月初の集計時のはなまるをつける時だったのですが、タイムリーに見てもらえるようになったことも、もらう側のテンションに良い変化を与えることになるのではと期待しています。
ー 非常に参考になりました、本日は貴重なお話をありがとうございました!